Автоматизация делопроизводства  : Экономика : Информатика - на REFLIST.RU

Автоматизация делопроизводства : Экономика : Информатика - на REFLIST.RU

Система поиска www.RefList.ru позволяет искать по собственной базе из 9 тысяч рефератов, курсовых, дипломов, а также по другим рефератным и студенческим сайтам.
Общее число документов более 50 тысяч .

рефераты, курсовые, дипломы главная
рефераты, курсовые, дипломы поиск
запомнить сайт
добавить в избранное
книжная витрина
пишите нам
  Ссылки:
Люксембург из Челябинска
Список категорий документа Экономика Информатика
Автоматизация делопроизводства

Автоматизация делопроизводства

комп-ры, документ, хранение, делопроизводства, обработка, Документооборот, Документооборот хранение документ обработка учет, учет, Программирование и комп-ры, Программирование, Автоматизация, Автоматизация делопроизводства Ключевые слова
страницы: 1  2  3 
Текущая страница: 1
















РЕФЕРАТ










Тема: Автоматизация
делопроизводства































Введение

Сначала некоторые термины, чтобы в дальнейшем не путать о чем идет речь.
Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [1]
Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. [2]
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. [3]
Вся документация организации делится на три документопотока:
входящие (поступающие) документы;
исходящие (отправляемые) документы;
внутренние документы.
По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:
входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;
в pa6оте, которые ждут его действий;
на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
прием и первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация;
контроль за исполнением;
информационно-справочная работа;
исполнение документов и отправка.



Принципы автоматизации делопроизводства

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа — файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.
В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.


Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:
программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
поддержка распределенной обработки информации;
возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
средства для определения маршрутных схем прохождения документов;
возможности контроля за прохождением документов;
способ оповещения должностных лиц;
особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;
средства регламентации доступа и криптозащиты;
средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.
Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:
ВВОД.
Система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров.



Текущая страница: 1

страницы: 1  2  3 
Список предметов Предмет: Экономика Информатика
Автоматизация делопроизводства Тема: Автоматизация делопроизводства
комп-ры, документ, хранение, делопроизводства, обработка, Документооборот, Документооборот хранение документ обработка учет, учет, Программирование и комп-ры, Программирование, Автоматизация, Автоматизация делопроизводства Ключевые слова: комп-ры, документ, хранение, делопроизводства, обработка, Документооборот, Документооборот хранение документ обработка учет, учет, Программирование и комп-ры, Программирование, Автоматизация, Автоматизация делопроизводства
   Книги:


Copyright c 2003 REFLIST.RU
All right reserved. liveinternet.ru

поиск рефератов запомнить сайт добавить в избранное пишите нам